Optimiser sa gestion électronique des documents

Avec l'intégration massive des médias numériques dans les process des entreprises, la bonne gestion de son espace de stockage va devenir cruciale afin d'en maîtriser son usabilité et son coût.

Une GED (gestion électronique de documents) bien maîtrisée est une GED uniformisée, hierarchisée et optimisée en terme de "poids".

 

Uniformiser et hiérarchiser sa ged

Quand une société se lance dans un projet de GED, elle doit en amont réfléchir à la manière dont elle souhaite structurer ses dossiers dans sa globalité afin d'obtenir un classement uniforme pour tous les utilisateurs et ce, peu importe l'origine du fichier à stocker (email, fichier numérique, fichier numérisé). Une fois la nouvelle architecture en place, il conviendra d'y réintégrer l'existant.

 

Il est aussi préférable de réfléchir à une charte de nommage qui facilitera l'utilisation de la GED en permettant un repérage rapide du document et de son contenu.

 

Exemple d’éléments constituant une charte de nommage :

Dates

  • Format : AAAA-MM-JJ, JJMMAA
  • Emplacement : à la fin ou au début du fichier

Versions

  • Définir la manière de nommer les différentes versions : V01 à v99, V.1.1 à V.9.9, vf...

Intitulés

  • Définir la manière de nommer les documents : tout en majuscules et/ou minuscules, Majuscule sur la première lettre...
  • Astuce : Lister les intitulés les plus prévisibles

Accentuations/Poncuations/Caractères spéciaux

  • Choisir si vous souhaitez que les accents soient conservés ou non, quelles poncuations sont acceptées..

 

Maîtriser le poids des documents

Le paramètre clé pour maîtriser l'espace de stockage est la résolution des documents. Elle s’exprime en dpi ou ppp. Plus la résolution est haute, plus la qualité du document est bonne mais plus le poids est important.

C'est à l'entreprise de définir le bon équilibre entre qualité de l’image et poids, en fonction de l'utilisation finale du document.

 

Documents issus de la numérisation

Le poids d’un fichier dépend majoritairement des images, les textes étant beaucoup plus légers. Or, scanner une page consiste à numériser celle-ci comme une image, de ce fait, le fichier obtenu est souvent lourd.
Deux solutions permettent d’alléger ce type de fichier :

1. Travailler sur les paramètres de numérisation du document
2. Utiliser ensuite des applications permettant de compresser le fichier

 

1. Configurer la numérisation

 

Paramétrer la résolution du scanner

Afin de choisir la bonne résolution pour vos documents, vous devez l'adapter à l'utilisation finale de votre fichier.

Quelques repères pour le paramétrage de vos scanners :

  • 300 dpi : optimale pour l’impression papier (qualité imprimeur)
  • 150 dpi : optimale pour une bonne qualité à l’écran et pour l’impression sur une imprimante de bureau
  • 72 à 100 dpi : optimale pour une qualité correcte à l’écran (texte et image)

 

Préférer le Noir et Blanc

Si la couleur n’est pas nécessaire, scannez vos documents en noir et blanc ou en valeurs de gris, le poids du document sera bien inférieur.

 

Scanner uniquement les parties utiles

Par défaut, le scanner sélectionne la totalité du document à la prévisualisation. En limitant la zone à scanner, vous diminuerez d’autant la taille du contenu et donc le poids final.
Les éléments inutiles peuvent aussi être supprimés une fois scannés, à l’aide d’un logiciel d’édition.

 

2. Compresser les fichiers

 

Utiliser des outils de compression

La numérisation permet d’obtenir des fichiers en jpg ou en pdf mais bien souvent ces fichiers restent lourds. Il peut être intéressant de passer par une dernière étape de compression, via des outils gratuits ou payants, tels que Acrobat, PDF Shrink, PDF Creator, Ilovepdf…

 

Compresser vos fichiers numériques

Pour vos documents numériques (word, pdf) et au-delà de l’enregistrement sous une résolution adaptée à l’utilisation finale du document, il est particulièrement important de compresser les images présentes dans votre document (logo, photos...).
En savoir plus ici : Compression des images dans Microsoft Word (c)

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