Gestion électronique des documents : quelles sont les règles à respecter ?

Quelle valeur pour les documents au format numérique ?

Dans le but d’accompagner la dématérialisation de la gestion des documents, la justice française a mis en place des lois qui encadrent la gestion électronique des documents.
En effet, la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 prévoit que « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier , sous réserve que puisse être dûment identifié la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
Cela signifie qu’un document électronique possède la même valeur légale qu’un document papier et peut donc être utilisé comme preuve ou justificatif.

 

Cependant, il est également nécessaire de différencier un document original de sa copie car ils n’ont pas la même valeur juridique. Dans le cadre de la gestion électronique de document, la numérisation d’un document original au format papier fera du document électronique une simple copie, ce qui demande de conserver l’original du document papier.
A l’inverse si le document a été créé au format numérique et qu’il respecte les conditions de la loi n° 2000-230, alors une impression de ce document sera uniquement considérée comme une copie de son original numérique.

 

Par conséquent, que le document soit au format papier ou numérique, ce sera toujours l’original qui sera préféré. Il est donc nécessaire de conserver le document original pour être en mesure de le présenter. Si ce n’est pas le cas, il faudra alors être en mesure de prouver que le document n’a pu être conservé.

 

La gestion électronique des documents : une réponse aux nouvelles réglementations du secteur du Courtage

Dans la logique de la Directive Solvabilité II, les courtiers doivent intégrer à leur stratégie de mise en conformité une démarche qualité qui s’applique notamment au traitement et au stockage des documents. La GED permet la mise en place de processus de gestion documentaire qui répondent à ces nouvelles contraintes légales.

 

Les acteurs de l’Assurance et du Courtage doivent mettre en place une stratégie de gestion documentaire en réfléchissant à leurs besoins : 

  • Collecte des documents,
  • Classification des fichiers, 
  • Moyens de diffusion,
  • Durée de conservation et gestion des archives.

 

L’objectif étant de développer une stratégie de gestion électronique des documents adaptée au cycle de vie des documents, mais également à l’organisation interne entre les collaborateurs.

 

Cycle de vie et durée de conservation légale des documents

La durée de conservation des documents apporte une réponse à plusieurs enjeux, qu’ils soient stratégiques ou légales. En effet, la conservation des documents permet en cas de contrôle d’un organisme d’être en mesure de présenter les documents qui seront demandés.
Pour cela il est nécessaire de respecter les différentes étapes du cycle de vie d’un document et les modes de conservation adaptés afin de s’assurer de la conformité de son activité sur le plan juridique.

 

 

La gestion électronique des documents représente donc un véritable enjeu pour les courtiers en assurance qui souhaitent améliorer leur productivité et leur mise en conformité avec les nouvelles réglementations du secteur. Cependant la mise en place d’une GED nécessite de respecter les contraintes légales en terme de gestion des documents.

 

Téléchargez le fichier récapitulatif des durées de conservation des documents :

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